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Controle de prazos no Excel: planilha avisa que o vencimento está chegando (automatização de células)



       O MANUAL DEFINITIVO de como acompanhar o vencimento de prazos de forma automática em planilhas! Nunca mais seja pego(a) de surpresa!

       Atualmente, as pessoas se submetem a rotinas assoberbadas, a fim de conciliarem trabalho, família, lazer etc., em um mundo cada vez mais dinâmico. Se, como decorrência do modo de produção contemporâneo, existe razão na sentença time is money, ter uma perfeita noção do tempo é essencial para que se honrem os compromissos. Realizar controle de prazos pode ser uma tarefa difícil, sem que se disponha das ferramentas adequadas.

       Imagine, no entanto, se, utilizando uma simples planilha eletrônica (Excel), você puder automatizar o controle dos prazos (sem contar os dias em calendários) e, ainda por cima, ser avisado, por células coloridas, sobre a proximidade de seu vencimento? 

       Com apoio nas lições a seguir, você será capaz de elaborar sua própria planilha de controle de prazos, personalizando-a para atender alguma necessidade específica. Eis alguns exemplos, dentre inúmeros outros:

- Controle de vencimento de contas;
- Controle de prazos processuais;
- Controle de finalização de etapas de projeto;
- Contagem regressiva para eventos importantes;
- Controle de metas de estudos.

       O blog « Toda e qualquer coisa » utilizará como exemplo a planilha a seguir, que controla prazos de processos administrativos:
 




1º PASSO: Prazo e data de início

       Após ter montado a estrutura da sua planilha à semelhança do exemplo acima (mudando o que há de ser mudado, conforme sua necessidade), preencha-a com os prazos, contados em dias, e as respectivas datas de início da contagem.

       Verifique, diante da situação concreta, se a própria data de início deve ser contada ou não (digo isso, considerando o exemplo dado, principalmente em razão das diferentes formas de se contar um prazo, a depender de ser ele de Direito material ou processual). 

       Se a data de início que você tem em mente não deve, ela própria, entrar na contagem, insira na célula correspondente o dia imediatamente posterior (exemplos desse caso você observa nas células E4, E11 e E13, abaixo, considerando as observações contidas nas células ao lado). Se você se deparar com frequência com questões como essa, é interessante manter na sua planilha campos para observações sobre o prazo e sobre a data de início da contagem.




2º PASSO: Data atual (atualizada automaticamente)

       Insira, na célula vazia reservada à data atual (B2), a função =hoje() e pressione Enter. O campo apresentará como resultado a data mostrada no calendário do computador e será atualizado automaticamente todos os dias, de modo que os demais dados da planilha que dependem desta informação jamais ficarão defasados.




3º PASSO: Fim do prazo (calculado automaticamente)

      O primeiro dos campos vazios correspondentes ao fim do prazo (neste exemplo, a célula G4) deve ser preenchido com a seguinte fórmula, que soma à data de início (indicada na coluna E) a quantidade de dias do prazo estipulado (indicada na coluna C): =C4+E4.



       Replique a fórmula nas células abaixo utilizando a alça de preenchimento automático. Para fazê-lo, verifique que o cursor, ao ser posicionado sobre o vértice inferior direito da célula G4, se transformará em um sinal de + totalmente preto. Quando isso acontecer, clique e arraste o cursor até a última célula a ser utilizada nesta mesma coluna, como na figura abaixo.







4º PASSO: Dias passados desde o início do prazo (calculados automaticamente)

       Para calcular a quantidade de dias passados desde que o prazo teve início até a data atual, insira, no primeiro dos campos destinados a tal informação (neste exemplo, a célula H4), a fórmula =dias360(E4;B2).

       Como você pôde perceber, a primeira das variáveis entre parênteses deve corresponder à célula que indica o início do prazo (contida, neste exemplo, na coluna E), enquanto a segunda variável corresponde à célula preenchida automaticamente com a data atual (B2). 

       Antes, porém, de replicar a fórmula para as demais células da coluna, altere a fórmula para =dias360(E4;$B$2), a fim de evitar erros. Os cifrões ($) colocados no nome da célula da data atual servem para congelá-la, de modo que não seja alterada quando da utilização da alça de preenchimento.



       Replique a fórmula nas células abaixo utilizando a alça de preenchimento automático.


5º PASSO: Dias até (e após) o vencimento do prazo (calculados automaticamente)

       Os dias que faltam até o vencimento serão calculados ao se subtrair, do prazo estipulado (indicado na coluna C), a quantidade de dias passados (indicada na coluna H). Insira, no primeiro dos campos relativos a tal informação (neste exemplo, a célula I4), a fórmula =C4-H4

       Note que, se o resultado for um número inteiro negativo, ele representa o número de dias que já se passaram desde o vencimento do prazo.
 


       Replique a fórmula nas células abaixo utilizando a alça de preenchimento automático.








6º PASSO: Status (definido automaticamente)

       A última coluna da planilha (J) apontará o estado atual da contagem dos prazos. Aqui é possível inserir uma série de condições para que sejam apresentados diferentes status, de acordo com a necessidade de controle.

       Na maioria dos tutoriais desse tipo que se veem na internet, você aprende a condicionar as células a apresentarem um dos dois status a seguir: "NO PRAZO" e "VENCIDO". Isso por meio da utilização de uma fórmula simples: =SE(I4>=0;"No prazo";"VENCIDO"). Isso significa, em outros termos, que, se o valor constante da coluna "Dias para vencer" (neste exemplo, da célula I4) for igual ou superior a zero, então o prazo ainda não expirou, estaremos "no prazo"; do contrário, sendo negativo, o prazo estará "vencido".

       Se a fórmula acima já suprir suas necessidades, use-a na célula J4, replique-a nas células abaixo com a alça de preenchimento e passe diretamente para o 7º passo deste tutorial, logo adiante. 

       Se, no entanto, você pretende ser avisado de maneira mais cautelosa sobre a aproximação do fim do prazo (sem se deparar com a mudança abrupta de "No prazo" para "VENCIDO"), continue a leitura daqui.

      Criaremos um caso hipotético em que, além de simplesmente sabermos se estamos no prazo ou se o prazo expirou, seremos avisados de que faltam 5 dias ou menos para seu término. Desejamos, ainda, ser avisados, na data do vencimento, de que aquele é o último dia do prazo.

       A fórmula a ser inserida na primeira das células de status (neste exemplo, J4), então, ficaria assim (nela, far-se-á menção à célula I4, já que os cálculos são feitos com apoio nos dados relativos à coluna "Dias para vencer"): 

=SE(I4>5;"No prazo";SE(I4<0;"VENCIDO";SE(I4=0;"VENCE HOJE!";SE(5>=I4>0;"Próximo ao vencimento"))))




       Você pode alterar a fórmula segundo sua necessidade, alterando, por exemplo, a antecedência com a qual você será avisado da proximidade do fim do prazo (de cinco para dez, 15 ou 30 dias etc.), ou, mesmo até, suprimindo o aviso.

       Um recurso simples, mas interessante, é a utilização, nos status que merecem maior destaque, de letras maiúsculas, como fizemos com "VENCE HOJE!" e "VENCIDO". Veja como fica a planilha após a fórmula ter sido replicada no restante da coluna, utilizando-se a alça de preenchimento automático:



        É possível, ainda, destacar cada status em gradações diferentes por meio da utilização de cores. É o que veremos no último passo, a seguir.


7º PASSO: Formatação das células de Status

       Para colorir as células de status e conferir a elas diferentes graus de urgência, clique no ícone "Formatação Condicional" (contido na aba "Página Inicial"), e, em seguida, em "Nova Regra...".



       Na janela que se abriu, clique em "Formatar apenas células que contenham...", selecione, abaixo, "Texto Específico" e "contém", e insira, no campo seguinte, a expressão "No prazo" (sem aspas), conforme a figura abaixo. Clique, após, em "Formatar".



      Uma nova janela se abrirá. Basta clicar em "Preenchimento" e selecionar a cor verde, fechando ambas as janelas de formatação ao clicar em "OK".



       Mantendo todas as células de status selecionadas, repita o procedimento, atribuindo aos demais status as cores desejadas. Ao formatar as células com texto maiúsculo, é possível definir fonte em negrito. Na planilha que serviu de exemplo para este tutorial, utilizamos o seguinte esquema de cores de preenchimento, para facilitar a definição de graus de urgência:

- "No prazo": verde
- "Próximo ao vencimento": amarelo
- "VENCE HOJE!": laranja (fonte em negrito)
- "VENCIDO": vermelho (fonte em negrito)

       A qualquer momento, será possível redefinir a formatação dessas células. É só clicar, na aba "Página Inicial", em "Formatação Condicional" e "Gerenciar Regras...".

       Veja, por fim, como ficará sua planilha pronta:



        Você pode brincar com os dados, para se certificar de que tudo está configurado corretamente.

       Aviso importante: Lembre-se, porém, que, nas colunas relacionadas ao prazo, você deve mexer SOMENTE nas células relativas a "Prazo (dias)" e "Início". Acredite: sua planilha fará todo o restante por você. E você certamente não vai querer sobrepor nada às células que contêm as fórmulas mágicas, não é? 😅


       Atualização do post: Quer evitar a sobreposição acidental de informações nas células que contêm fórmulas? Aprenda a bloquear o conteúdo de células escolhidas neste artigo.
       Evite dores de cabeça!


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8 comentários:

  1. Boa Noite,

    Eu achei muito bom a página, me ensinou a fechar a planilha que precisava para controle pessoal de prazos, vencimento e controle.

    Obrigada,

    Elisa Candido

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    Respostas
    1. Boa noite, Elisa.

      Agradecemos imensamente seu elogio!
      Saber que esta página foi útil para você nos estimula a continuar produzindo conteúdo de qualidade para o blog « Toda e qualquer coisa ».
      Conte conosco! =D

      Sinta-se à vontade também para sugerir novos conteúdos para o blog...

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  2. Boa Noite,

    Eu achei muito boa a página, me ensinou a fechar a planilha que precisava para controle pessoal de prazos, vencimento e controle.

    Obrigada,

    Elisa Candido

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  3. Respostas
    1. Olá.

      Basta seguir a lógica descrita no "6º PASSO: Status (definido automaticamente)" deste tutorial, alterando o que tiver de ser mudado para se adaptar às suas necessidades.
      Ali foram ensinadas duas fórmulas que utilizam a "Função SE" do Excel: uma mais simples (que condiciona as células a apresentarem apenas dois status: "NO PRAZO" ou "VENCIDO"), e outra mais complexa (que permite o aparecimento de um número maior de status: "No prazo", "VENCIDO", "VENCE HOJE!" ou "Próximo ao vencimento").

      Você pode utilizar a mesma lógica e alterar, nas fórmulas, o nome dos status para, por exemplo, "Não pago" ou "PAGO" (utilizando a fórmula simples), ou "A vencer", "PAGO" ou "VENCIDO" (segundo a fórmula mais complexa)...

      Note apenas que eventualmente você terá que adaptar outros passos do tutorial à sua realidade para atingir seus objetivos, pois o cumprimento das condições para que a célula apresente o status "PAGO", no seu caso, muito provavelmente não dependerá do mero decurso de prazo, diferentemente dos exemplos deste tutorial.

      Para oferecer uma ajuda mais precisa, precisaríamos de mais informações sobre a planilha que você está elaborando.

      Se, apesar das explicações acima, sua dúvida persistir, entre em contato conosco (veja a seção Contact us na parte superior esquerda desta página). Munida de mais informações sobre a sua necessidade, a equipe do blog « Toda e qualquer coisa » pode avaliar a possibilidade de elaborar novos conteúdos que lhe sejam ainda mais úteis.

      =D

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  4. Olá!

    Esse tutorial me ajudou muuuuuuuuito no trabalho!

    Porém tenho uma planilha que preciso fazer um pouco diferente e não estou conseguindo.
    Preciso utilizar a formula do "SE", mas além de números, preciso fazer essa formula funcionar com texto.

    Ex.: Tenho a coluna G (com numeros), a coluna H (com o resultado da formula) e a coluna I (com textos diferentes).
    Preciso que quando na coluna G estiver preenchido com 16 e na coluna I estiver preenchido com o texto CE, na coluna H deverá aparecer o resultado "ACOMPANHAR".

    Porém quando na coluna G estiver preenchido com 16 e na coluna I estiver preenchido com o texto CB, na coluna H deverá aparecer o resultado "APTO À RENOVAR".


    Será que conseguem me ajudar?

    Agradeço! E parabéns pelo blog, muito esclarecedor!

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    Respostas
    1. Olá, Winicius.

      Que bom saber que pudemos ajudá-lo!
      A equipe do blog « Toda e qualquer coisa » agradece os elogios.

      Cremos que sua questão pode ser resolvida com a conjugação da "Função SE" com a "Função E" do Excel.
      Se bem pudemos compreender o que você pretende fazer, sugerimos a adoção da seguinte fórmula, na coluna H (e, aqui, tomamos como exemplo a célula H2):

      =SE(E($G2=16;$I2="CE");"ACOMPANHAR";SE(E($G2=16;$I2="CB");"APTO A RENOVAR"))

      Acaso a fórmula apresentada acima sirva ao seu propósito, basta replicá-la nas células abaixo utilizando a alça de preenchimento automático, como já ensinado neste tutorial.

      Esperamos que funcione. =D

      Se, apesar das explicações acima, sua dúvida persistir, entre em contato conosco novamente (por aqui ou pela seção Contact us na parte superior esquerda desta página). Munida de mais informações sobre a sua necessidade, a equipe do blog « Toda e qualquer coisa » pode avaliar a possibilidade de elaborar um conteúdo específico que leve em consideração o seu questionamento.

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  5. Boa tarde. Parabéns pelas explicações aqui. Me ajudaram demais mesmo!
    Só gostaria de fazer uma observação: tem uma forma de parar a contagem dos "dias para vencer" quando for zero "0"?
    Obrigado.

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